Smart Working: che cos’è, a cosa serve, normative e perché è importante per il tuo business.

Il Team di Smart Working Efficace lavora in modo agile da ben prima della pandemia, infatti i nostri collaboratori sono ben distribuiti in mezza Italia tra Nord, Centro e Sud, e l’azienda va che è un piacere.

Quindi ti parliamo di Smart Working per esperienza diretta (di più persone), il chè per te è una premessa fondamentale.

Come puoi vedere, qui sotto trovi la lista dei punti che troverai ben illustrati in quest’articolo; puoi cliccarli e andare al paragrafo che ti interessa senza leggere il resto ma, prima di iniziare a leggere un articolo enciclopedico come questo è bene assicurarci di condividere le enormi potenzialità dello Smart Working.

Il modello organizzativo del Lavoro Agile sfrutta le nuove tecnologie per aiutare i lavoratori a vivere e lavorare in maniera totalmente innovativa.

Ma andiamo nel pratico con un esempio:

Immagina sono le 7.30 e alle 9.00 hai la riunione aziendale.
La tua azienda dista mezz’ora da casa.

Lavorando in modo tradizionale dovresti, fare colazione, preparati in fretta e furia per scendere di casa alle 8. In seguito dovresti metterti in auto o prendere i mezzi pubblici sperando che non ci siano imprevisti tra traffico e ritardi vari.

Infine quindi, se tutto o quasi tutto filasse liscio saresti in ufficio pochi minuti prima delle 9, giusto il tempo di levarti il cappotto ed entrare in sala riunioni.

Entri ti siedi in sala, ma ti rendi conto che la documentazione cartacea necessaria per la riunione l’hai dimenticata a casa, forse appoggiata sul divano mentre prendevi le chiavi della tua auto o il biglietto della metro.

Oh no! La giornata si rivela un vero fiasco e la figuraccia con capo e/o collaboratori é inevitabile.

In realtà tutto l’esempio sopra descritto è evitabile lavorando in Smart Working, vediamo come.

Ricordiamo che alle 9.00 hai la riunione aziendale.

Da perfetto Smart Worker hai tutto organizzato e pronto e decidi di riposare mezz’ora in più e quindi ti svegli carico e rilassato alle 8.

Hai la grande possibilità di fare colazione con tua moglie o tuo marito e puoi fare la doccia e prepararti in tutta calma.

Sono le 8 e 45 e una notifica sullo Smartphone ti ricorda il link per accedere alla riunione aziendale fissata alle 9.

Accendi il Pc e in pochi istanti grazie ad un solo click, al link presente anche sul tuo Google Calendar accedi alla riunione su Google Meet.

Grazie ad una perfetta organizzazione sia personale che aziendale tutta la tua documentazione necessaria per la riunione è nel Drive di Google.

Mostri tutta la documentazione ai tuoi colleghi e tutto fila liscio, in questo modo la giornata inizia nel migliore dei modi…

Questo è solo un piccolissimo esempio di come lo Smart Working possa cambiare e migliorare il lavoro tradizionale.

Se hai già chiare le potenzialità del Lavoro Agile, abbiamo preparato per te il primo e unico corso in Italia che ti insegna ad utilizzare tutti gli strumenti e le tecnologie necessarie per essere un vero Smart Worker.

Il corso è pratico, chiaro e ti guida passo passo nella tua transizione da Lavoratore tradizionale a Smart Worker.

Cosa aspetti?

Dopo averti esposto un primo esempio pratico di Lavoro Agile andiamo nel dettaglio.

Ecco a te la lista degli argomenti che tratteremo in questo articolo. Se preferisci puoi andare alla parte che più ti interessa, semplicemente cliccandoci sopra.

• Cos`è lo Smart Working
• Perchè lo Smart Working è importante per il tuo Business
• Come funziona lo Smart Working e quali sono le sue Caratteristiche.
• Cosa serve per lo Smart Working? Quali competenze?
• Smart Working, Normative e Proroghe
• Come Iniziare a Lavorare in Smart Working

Cos’è lo Smart Working (o lavoro agile)

In italiano il significato di Smart Working è Lavoro Intelligente.

Nonostante durante il periodo della pandemia in Italia si sia trattato più di telelavoro che di Smart Working, tutte le imprese, anche PMI e PA hanno compreso quanto sia importante riorganizzare la gestione del proprio lavoro in chiave moderna utilizzando il Lavoro Agile.

Innanzitutto chiariamo subito la differenza tra telelavoro e Smart Working.

Sebbene i due concetti possano sembrare simili, il lavoro agile si presenta come una vera e propria forma contrattuale tra l’azienda e il lavoratore all’interno di un rapporto di lavoro subordinato.

Inoltre, il modello organizzativo dello smart working incorpora e supera quello di telelavoro dal momento che offre una serie di notevoli vantaggi come maggiore flessibilità e possibilità di lavorare da remoto.

Una definizione chiara e attuale di Smart Working ci viene data dall’Osservatorio del Politecnico di Milano che lo definisce:

 “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali, rimuovendo vincoli e modelli inadeguati legati a concetti di postazione fissa, open space e ufficio singolo che mal si sposano con i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità”.

Insomma detto semplicemente, il concetto di Smart Working rivoluziona il lavoro classico basato sul dualismo orario di lavoro / ufficio, donando al lavoratore maggiore flessibilità in termini di orari e luoghi, ma attribuendo a lui una maggiore responsabilità riguardante task e obiettivi.

Detto questo bisogna sottolineare come adottare una politica di Smart Working non sia affatto un processo semplice.

Infatti tale processo richiede all’azienda che la introduce un´attenta

Analisi di obiettivi, priorità e tecnologie da utilizzare. Solo in questo modo si potrà ottenere il massimo dal modello di Lavoro Agile.

Ovviamente se cerchi dei professionisti che possano aiutare te o la tua azienda ad implementare lo Smart Working senza commettere errori, noi possiamo aiutarti.

Quando si parla di Smart Working sentirai spesso anche il termine Remote Working. 

Tale termine è utilizzato come concetto generico di lavoro da remoto che (in Italia) non richiede per forza una regolamentazione come invece accade per lo Smart Working.

Vedremo normative e proroghe relative allo Smart Working nei paragrafi successivi.

Adesso, quindi che ti è chiaro anche il concetto di Remote Working possiamo concludere affermando che:

Lo Smart Working è un “nuovo” modo di lavorare che consente un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività lavorativa individuale, che sfrutta il web e le nuove tecnologie per permettere ai lavoratori e/o alle aziende di collaborare e comunicare senza più vincoli legati agli uffici. 

(Se ti fosse sfuggito, rileggi l´esempio pratico riportato su per capire le potenzialità dello Smart Working)

Perchè lo Smart Working è importante per il tuo Business 

Nel paragrafo precedente abbiamo compreso cos’è lo Smart Working, in questo invece vedremo perché è importante (fondamentale in realtá) per il tuo business.

Abbiamo visto come rispetto al lavoro tradizionale lo Smart Working cambia completamente i concetti di fruizione del tempo e dello spazio e favorisce modelli di lavoro più efficaci e performanti.

Per te e tutti i lavoratori, in un mondo sempre più frenetico tra guerre e pandemie, è necessario avere un modello organizzativo basato sullo Smart Working.

Infatti uno dei fondamentali motivi per implementare lo Smart Working o comunque una sorta di Smart Working Ibrido (a metà tra lavoro in presenza e Remote Working) è che tale metodo di lavoro permette ai Lavoratori (e quindi anche alle aziende) di non subire limitazioni.

Non subire limitazioni significa:

• Non fermare il tuo Business se il paese si blocca, come è successo durante la pandemia di Covid-19.
• Non fermare il tuo Business se il tuo ufficio o quelli della tua azienda non sono agibili e operativi per qualsiasi motivo (Incendi, inondazioni, guasti elettrici agli impianti, ecc…).
• Non sei limitato ad assumere solo personale residente nelle vicinanze. Segui l´esempio del nostro team di Smart Worker con collaboratori sparsi in tutta l´Italia.
• Nessun limite geografico per acquisire nuovi clienti. Con le nuove tecnologie e il web al tuo fianco non è mai stato così facile acquisire nuovi clienti. (Ovviamente per farlo necessiti del giusto metodo)
• Nessun limite di Spazio e Accessibilitá grazie all’archiviazione dei documenti su piattaforme in Cloud.

Adesso ti sarà chiaro perché utilizzare lo Smart Working e le nuove tecnologie per sfruttarlo al meglio siano dei passi fondamentali per te e/o per la tua azienda.

Mai come adesso, le persone sono pronte al cambiamento, causa anche la grandissima diffusione dello Smartphone che consente a tutti di comunicare, lavorare e rimanere connessi da ogni posto in mobilità.

Non esiste nemmeno un motivo per non implementare lo Smart Working.

Uno studio dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ha rilevato che adottare un metodo “Smart” può produrre un incremento di produttività pari a circa il 15% per lavoratore.

È questo il motivo perchè le migliori aziende italiane e internazionali adottano giá da tempo modelli organizzativi basati sullo Smart Working.

Ecco alcuni esempi:

Oltre alle aziende apripista che hanno fatto del concetto “Smart” una vera rivoluzione, ovvero Facebook e Twitter abbiamo tra le tante anche

Mars Italia, TIM, ENEL, Ferrovie dello Stato, Siemens, PSA (gigante dell´automotive che include aziende come Opel, Citroen e Peugeot), Adevinta (Gruppo proprietario di Subito.it e Infojobs).

Ovviamente non solo le grosse aziende ma anche molte PMI hanno implementato modelli di lavoro agile.

Quindi, mi spiace informarti che molti dei tuoi competitors sono già molti passi avanti a te.

Ma non temere, noi di Smart Working Efficace abbiamo la soluzione adatta a te.

Se hai capito che hai la necessità di implementare per te stesso o per la tua azienda, un metodo di Lavoro basato sullo Smart Working ma non sai bene come iniziare Prenota subito la tua consulenza gratuita

(Avrai un vero Smart Worker a tua disposizione che ti guiderà nella direzione giusta)
Quindi smettila di restare indietro, non rimandare, il momento è ora.

Come funziona lo Smart Working e Quali sono le sue caratteristiche.

Nel primo paragrafo abbiamo accennato al perché adottare un modello organizzativo di Smart Working sia così difficile.

In questo paragrafo vedremo nel dettaglio perché è così difficile e come funziona o meglio come dovrebbe funzionare un modello basato organizzativo basato sullo Smart Working.

Il concetto di “Smart” rende l´ufficio uno spazio “aperto”. Infatti lo spazio lavorativo in un modello di Smart Working viene totalmente rivisto e ampliato.

Lo spazio lavorativo infatti diventa quello che favorisce la creatività dei lavoratori, genera relazioni che oltrepassano i vecchi confini aziendali così da aiutare la creazione di nuove idee e quindi di un nuovo modo di intendere il business.

Il nuovo spazio lavorativo viene definito dalle nuove tecnologie e dalle nuove infrastrutture tecnologiche che aiutano così ad espandere il concetto di ufficio tradizionale.

Quindi, una delle difficoltà maggiori per te e/o la tua azienda è comprendere quali tecnologie utilizzare e come sfruttarle al meglio per rendere il tuo spazio lavorativo efficace.

Ti facciamo un semplice esempio:

Immagina di avere un team di 4 persone. Per renderle efficaci in un modello di lavoro in Smart Working tali persone hanno bisogno di lavorare sfruttando tutte gli stessi strumenti (software).

Altrimenti ognuno di loro potrebbe utilizzare software non compatibili e ritrovarsi così isolati da te e dal resto del team.

È necessario quindi capire quali siano quelli più performanti e idonei al tuo business.

E quindi come si fa a capirlo?

Come capire quale Software di videochiamate sia il migliore per il tuo business?

Come capire quale strumento per la gestione dei task del team sia il migliore per il tuo business?

E ti ricordo che una volta conosciuti tali software vanno anche studiati e capiti.

Insomma un lavoro che richiede giorni e giorni di ricerche e di studio.

Perché noi di Smart Working Efficace te lo possiamo assicurare. Di tool, strumenti, software ne esistono a migliaia e spesso differiscono poco o molto gli uni dagli altri.

E quindi qual è la soluzione?

Abbiamo ideato il primo videocorso in Italia che in poche ore è in grado di spiegarti in maniera chiara e semplice tutti gli strumenti di base necessari per te e/o per la tua azienda.

Quindi se vuoi finalmente comprendere quali strumenti utilizzare e come, non ti resta che vedere il nostro videocorso.

Detto questo hai capito quindi che lo Smart Working ridefinisce lo Spazio Lavorativo.

Per permetterti di comprendere il tutto ancora meglio ti vogliamo parlare anche delle 3 fondamentali caratteristiche sulla quale si basa il Lavoro Agile che ti aiuteranno a capire come funziona il modello “ Smart”.

Infatti Lo Smart Working si basa su 3 fondamentali caratteristiche.

Conciliazione, Innovazione, Competizione.

Conciliazione
Permette appunto al lavoratore di far conciliare esigenze lavorative ed individuali.

Innovazione
Permette al lavoratore di sfruttare il web e le nuove tecnologie per portare il business ad nuovo futuristico livello.

Competizione
Permette al lavoratore e alle aziende, di impiantare, in modo ancor più netto rispetto al passato, il proprio business sugli obiettivi aumentando così produttività e competitività rispetto ai competitors che non adottano questo modello.

È perciò evidente che il “lavoro da remoto o remote working” non sia altro che uno dei “punti di arrivo” del lavoro agile.

Lo Smart Working è infatti un modello organizzativo di business che si basa sul totale ripensamento della leadership, della gestione degli spazi di lavoro e della gestione organizzativa del personale, che permetterà a chiunque lo utilizzi, di intraprendere un totale cambiamento di rotta rispetto al modello di lavoro tradizionale.

Cosa ti serve per lo Smart Working. Quali competenze.

Vediamo cosa serve per lo Smart Working e quindi anche per il Remote Working.

Lavorare da casa o comunque lavorare da remoto non è una cosa che si può improvvisare.

Infatti, come hai letto nei paragrafi precedenti, essere “Smart” richiede strumenti e competenze.

Prima di vedere quali strumenti e competenze occorrono, bisogna chiarire che quando si parla di Smart Working dobbiamo analizzare sempre due punti di vista, ovvero quello aziendale e quello del singolo individuo.

Analizziamo prima quello aziendale.

In primis l´azienda deve fare una Setup Checklist per capire cosa serve ai propri dipendenti/collaboratori per lavorare da remoto e stabilire la policy aziendale. 

In molti casi i lavoratori possiedono già tutto il necessario (pc, smartphone, connessione internet) ma è proprio la policy aziendale che permette di stabilire quali strumenti utilizzare e come utilizzarli per essere coesi, allineati e performanti.

In molti casi la policy aziendale, relativa al lavoro agile, può essere utile per stabilire alcune cose importanti, come ad esempio eventuali bonus da elargire per sostenere spese extra per attrezzature idonee al ruolo svolto dal dipendente/collaboratore.

Una volta fatta la checklist basilare e necessaria vediamo cosa serve per iniziare a lavorare in Smart Working:

• Uno strumento di comunicazione sincrono, rapido e sicuro. Noi utilizziamo in primis Telegram.
  
• Un software per la gestione di task e flussi di lavoro. Segnaliamo tra i più utilizzati e performanti Trello e Asana.
  
• Uno strumento per effettuare meeting e riunioni aziendali. Noi utilizziamo Google Meet.
  
• Uno strumento per l’archiviazione dei documenti in cloud, che quindi permetta al team aziendale di accedere, condividere e lavorare senza intoppi e da qualunque postazione tutti i documenti aziendali. Noi, ad esempio utilizziamo Google Drive.
  
• Una vetrina online per rendere accessibile a tutti i potenziali clienti i prodotti e servizi offerti dall’azienda. Insomma, la tua sede online, se non ce l´hai significa non essere presente.
  L’unica vera soluzione è avere un sito web professionale e costruito ad hoc.

Ultimo e cruciale punto da analizzare dalla prospettiva aziendale e quella del Management. 

Come abbiamo visto infatti alla base del lavoro agile c’è la ridefinizione del concetto classico di lavoro per venire incontro anche alle esigenze del singolo individuo per migliorarne il work life balance.

Quindi, il Management aziendale si dovrà porre l’obiettivo di non aver paure e dubbi sulla produttività dei propri dipendenti.

Infatti grazie alle giuste scelte organizzative e operative l’azienda e suoi dipendenti saranno in grado di essere produttivi come mai prima d’ora.

Se hai un’azienda ma non hai tempo di capire quali strumenti utilizzare e come utilizzarli. Noi di Smart Working Efficace abbiamo ideato un servizio perfetto per te, il “Chiavi in Mano”.

Scegliendo “Chiavi in Mano” avrai un nostro esperto Smart Worker che ascolterà le tue esigenze, definirà di quali strumenti necessita la tua azienda. Infine te li spiegherà e ti consegnerà tutto bell’e pronto.

Una soluzione comoda, rapida e professionale che permetterá alla tua azienda; non solo di mettersi al pari dei tuoi competitors ma anche di superarli.

Ora, analizziamo il punto di vista del singolo individuo.

Vediamo quindi cosa serve al singolo lavoratore per lavorare “agilmente”.

Principalmente per lavorare in Smart Working occorre un pc portatile o desktop (quest’ultimo solo nel caso di Home Working) e una connessione ad internet stabile e sicura.

Ovviamente i dispositivi di lavoro come pc e desktop devono essere funzionali in base al lavoro da svolgere.

Esempio. Se lavorassimo per uno studio grafico avremo bisogno di macchine più potenti per sfruttare al massimo e senza problemi i moderni software di graphic design.

Altri dispositivi necessari per il Lavoro Agile sono una webcam (spesso integrata nei moderni pc portatili) e degli auricolari. Questi due dispositivi sono fondamentali per la comunicazione con altri colleghi o clienti.

Il singolo individuo dal punto di vista organizzativo per rendere al meglio ed essere super produttivo dovrá:

• Specificare uno spazio di lavoro che favorisca la corretta postura e limiti al massimo eventuali distrazioni. Delimitare uno spazio di lavoro anche in un ambiente come quello della propria casa aiuta la mente a creare una distinzione tra vita lavorativa e vita personale.
  
• Definire rituali di inizio e fine lavoro. Permetterà così di impostare i ritmi della giornata in modo da non perdere la cognizione del tempo così da non lavorare più del previsto.
  
• Osservare e tracciare gli obiettivi e i task prefissati. (Come abbiamo visto prima, tali operazioni possono essere svolte con tool come Trello)

Inoltre altro aspetto fondamentale per l´integrità intellettuale dell’individuo in un vero ambiente di lavoro in Smart Working è preservare la socialità.

Mantenere costante il contatto con i colleghi tramite chat con strumenti come Telegram e WhatsApp, non solo per questioni lavorative ma anche per scambiare commenti personali. Questo è molto importante da un punto di vista sociale.

Infatti, così come in ufficio anche durante lo Smart Working è importante instaurare con i propri colleghi relazioni sane e vere (non virtuali).

Per questo anche durante i meeting online non bisogna mai tralasciare una sana chiacchiera tra colleghi.